Ha úgy találod, hogy a probléma olyan panaszokhoz, reakciókhoz vagy helyzetekhez kötődik, amelyek forrására nem lehetsz lényegi hatással, akkor ezeket próbáld meg minimalizálni a következőképpen:
- Gondoskodj arról, hogy készüljenek olyan dokumentumok, amelyek részletesen leírják azt, hogy az egyes részlegek mit várnak el a többi részlegtől, és amelyek instrukciói javítják a részlegek közötti kommunikációt.
- Vizsgáld meg a panaszkezelések folyamatát, és hozz létre egy hatékonyabb rendszert.
- Vizsgáld meg azokat a tényezőket, amelyek hozzájárulnak a személyek közötti feszültségek kialakulásához, vagy a rossz hatásfokú munkahelyi folyamatokhoz.
- Kérd meg a kollegákat, hogy legyenek tömörek és lényegretörőek a szóbeli és az írott jelentéseikben.
A "hatással tudok lenni rá" kategória
Használd ki jobban az idődet a következők szerint:
Tervezés
- Tervezd meg egy héttel előre a tevékenységeidet.
- Szánj minden reggel öt percet arra, hogy átnézed ezt az időbeosztást, és változtass rajta, ahol ez szükséges.
- Építs be némi holtidőt is a beosztásodba, hogy ne kelljen állandóan rohannod.
- Legyen egy tartalék terved is, ha valami miatt borulna az eredeti beosztásod - döntsd el, hogy adott helyzetben mely feladatok hagyhatók el, kit hívhatsz fel, ha segítségre van szükséged, és kit kell értesítened, ha mindennel elcsúszol.
- A pihenés és feltöltődés idejét ugyanúgy tervezd be, mint a munkáét.
A fontossági sorrend meghatározása
- A fontosság alapján rangsorold a feladataidat. Ezen a ponton őrizd meg a tárgyilagosságodat és ne ítélj meg fontosnak valamit, ami nem az, csak azért, mert azt szívesen végzed.
- Határozottan, de udvariasan tagadd meg minden olyan feladat elvégzését, ami nem a Te hatásköröd.
- Soha ne felejtsd el, hogy mi a cél, amit el akarsz érni (vagy amit el kell érned), és ennek megfelelően oszd be az idődet.
Delegálás (a munka átadása)
- Nézd át, hogy milyen olyan tevékenységet végzel, amelyet átadhatsz valaki másnak.
- Gondosan válaszd ki azt a személyt, akinek delegálsz. Megvan a személynek a tudása és a hozzáértése ahhoz, hogy el tudja végezni a feladatot? Van rá ideje, és hajlandó is elvégezni? Ha neki delegálsz, megsértesz-e ezzel valaki mást?
- Úgy add át a feladatot, hogy a személy tényleg jól el tudja azt végezni.
- A rendszeres rutin munkákat add át az asszisztensednek. Lehet, hogy rá kell szánnod valamennyi időt arra, hogy mindent elmondj és megmutasd, hogy hogyan csinálja jól a feladatot, de hosszú távon sok időt fogsz nyerni ezzel.
- Vonj be másokat is a projektbe, és oszd el a munkaterhelést.
- Tanítsd meg az alkalmazottaidat is arra, hogy jól osszák be az idejüket.
Alakítsd át a munkaszokásaidat!
- A fontos tevékenységeidet arra a napszakra időzítsd, amikor a legjobban szoktál teljesíteni.
- Különíts el bizonyos időt a papírmunkára, gépelésre.
- Az összetett feladatokat bontsd le könnyebben elvégezhető alfeladatokra.
- Biztosítsd magadnak a nyugalmat. Ha szükséges, szólj a titkárnődnek, hogy szűrje ki a szükségtelen telefonhívásokat, vagy ne az irodádban dolgozz, hanem valahol máshol, ahol nem találnak meg. Vagy egyszerűen készíts egy "Kérem, ne zavarjanak" táblát, és érd el a kollegáknál, hogy tartsák is tiszteletben.
- Néha dolgozz otthon, ha erre lehetőség van, és ha otthon ezt zavartalanul megteheted.
- Írás helyett kommunikálj élő szóban az olyan témákban, amelyek gyors döntést vagy gyors választ igényelnek.
- Törekedj arra, hogy egyszerre csak egy feladattal foglalkozhass. Ne cikázz ide-oda a feladatok között.
- A hasonló feladatokat egyben végezd el. Ilyenek lehetnek a levélírás, a telefonhívások lebonyolítása, az e-mail-ek elolvasása és megválaszolása. Az e-mailjeidet például megnézheted kétszer egy nap. Egyszer reggel, egyszer pedig valamikor délután. Ha valaki nem tud várni a válaszodra egy fél napot, akkor valószínűleg úgysem mailt ír, hanem felhív vagy odamegy hozzád személyesen.
- Tarts szünetet, vagy válts át egy másik feladatra akkor, ha elfáradsz, vagy szellemileg nem érzed magad megfelelőnek az adott feladat elvégzéséhez.
- Alakíts ki rendezett nyilvántartást és egy jó iktató rendszert, mert ez lehetővé teszi azt, hogy gyorsan megtaláld a szükséges információt vagy dokumentumot, és ezzel időt nyersz.
- Használd az új technológiákat, de csak akkor, ha tényleg időt nyersz általuk.
- Csökkentsd a lehető legkisebb mértékűre a papírmunkát, és kerüld a szükségtelen másolatok készítését. Törekedj arra, hogy egy papírral csak egyszer foglalkozz: add tovább, iktasd vagy dobd ki.
- Csak olyan gyűlésekre menj el, amelyekre tényleg szükséges. Ha pedig Te tartasz munkatársi gyűlést, akkor az legyen jól megszervezve.
- Nézd át az utazásaidat. Van olyan közöttük, ami nem igazán szükséges, vagy amelyet le lehet rövidíteni?
- Térj gyorsan a lényegre, amikor telefonon vagy személyesen beszélsz valakivel és törekedj arra, hogy ezek a beszélgetések ne legyenek hosszúak.
- Ha lehet, akkor használd ki az utazással töltött időszakokat is. Olvass el dokumentumokat, írj jelentést vagy e-mail-eket, vagy olvass egy hasznos könyvet.
Szánj időt a kikapcsolódásra!
A termelékenységet rontja az, ha túldolgozod magad. Stresszt okozhat, boldogtalanságot, és lerontja azt a hatékonyságot, amelyet kemény munkával és odafigyeléssel feljavítottál. A nap akkor is csak huszonnégy órából áll, ha nagyon hatékony vagy, és az időből magadra is kell szánnod. Ne félj attól, hogy tarts egy tízperces szünetet, vagy hogy néha körbesétálj a parkban, vagy elmenj egy órára sportolni. Tarts fenn egészséges egyensúlyt a munkád és a magánéleted között.
